Lyhennettä voi käyttää, kun se todella lyhentää sanaa tai kun lyhentäminen on tilan säästämisen vuoksi perusteltua.
Lyhenteet jaetaan eri tyyppeihin esimerkiksi sen mukaan, onko lyhennetyn sanan loppu mukana lyhenteessä tai luetaanko lyhenne kirjaimittain vai kokonaisena sanana.
Lyhennetyyppi Esimerkkejä Loppulyhenteet, joissa sana on katkaistu ennen loppua esim. (esimerkki, esimerkiksi)
Kesk. (Suomen Keskusta)
v (vuosi, vuotta)Koostelyhenteet, joissa on kirjaimia sanan, yhdyssanan tai sanaliiton osista ks. (katso)
UM (ulkoasiainministeriö)
jne. (ja niin edelleen)Sisälyhenteet, joissa sanan sisältä on jätetty kirjaimia pois, mutta sanan loppu on mukana nro (numero)
tri (tohtori)
Tre (Tampere)Lyhennesanat, jotka voi lukea sellaisenaan Kela (Kansaneläkelaitos)
Unicef (United Nations Children’s Fund, YK:n lastenjärjestö)
luomu (luonnonmukainen)Merkit §, €, %
Kirjoittajan on syytä harkita, onko lyhenne lukijalle ymmärrettävä. Mikäli lyhenteen avulla säästäisi vain muutaman kirjainmerkin, kannattaa kirjoittaa sana kokonaan. Jos käyttää muita kuin yleisesti tunnettuja lyhenteitä, on ne selitettävä ensimmäisen esiintymän yhteydessä.
Eräitä lyhenteitä käytetään jopa tavallisemmin kuin kokonaista sanaa tai sanaliittoa:
ADHD (attention deficit and hyperactivity disorder, tarkkaavuus- ja ylivilkkaushäiriö)
CD ~ cd (compact disc)
yms. (ynnä muuta sellaista)
Myös sellaiset lyhenteet kuin jne. (’ja niin edelleen’) ja mm. (’muun muassa, muiden muassa’) ovat teksteissä tavallisia eikä niitä yleensä tarvitse välttää, kunhan lyhenteitä ei tule samaan tekstiyhteyteen enemmälti. Esimerkiksi seuraavassa toinen lyhenne on liikaa: ”Mukaan tulivat mm. Suomi, Viro, Saksa jne.”
Lyhennesanat ovat kuin tavallisia sanoja (mahdollista isokirjaimisuutta lukuun ottamatta), ja muita lyhenteitä taas koskevat omat merkintätapansa. Näistä merkintätavoista ja esimerkiksi lyhenteiden taivuttamisesta voi lukea lisää seuraavista ohjeista:
Yksinkertaisuuden vuoksi myös tunnuksia (kuten mittayksikön tunnus kg) nimitetään näissä ohjeissa lyhenteiksi. Eräänlaisina lyhenteinä voi pitää myös merkkejä, jotka ovat tietyn käsitteen symboleja (esim. asteen merkki on °).